Oft werden wir gefragt: „Was gibt’s denn am Hochzeitstag noch zu organisieren?“ Oder: „Welche Aufgaben gilt es am Hochzeitstag noch zu erledigen?“ Nun, die Antwort auf diese Fragen ist ebenso einfach wie diffizile: jede Menge!
Alle Hände voll zu tun
Bei einer Komplettplanung sind wir am Hochzeitstag meist zu zweit für jeweils mindestens 10 Stunden im Einsatz. Nicht selten werden wir auch länger gebucht. Für was? Lest selbst…
Ein Einblick in „unseren“ Hochzeitstag
Ankunft in der Location
Wir machen als erstes einen Lagecheck: Wer ist bereits da, was ist vorbereitet? Gibt es z. B. außerplanmäßig andere Ansprechpartner an der Location, die noch eingewiesen werden müssen? Haben alle den Ablaufplan? Gibt es letzte Fragen dazu?
Koordination des Aufbaus
Der Festsaal mit den Tischen und der Tischdekoration, die Trauzeremonie, der Sektempfang, die Candybar etc. werden aufgebaut. Das alles wird von uns unterstützt und begleitet, wir legen wo’s sein muss selbst Hand an. So tragen wir Sorge dafür, dass am Ende das Gesamtbild entsteht, das ihr euch gewünscht habt. Nicht selten gilt es bereits während der Aufbauphase einen Locationwechsel z. B. in die Kirche zu meistern. Ein Grund dafür, weshalb wir am Hochzeitstag immer zu zweit und mit zwei Autos vor Ort sind.
Good Morning Bride
Je nach geplantem Tagesablauf begrüßen wir während der Aufbauphase die Braut und den Bräutigam während des Getting Ready in der Location. Oftmals begleiten wir die engsten Vertrauten wie Brautmutter oder Trauzeugen in die heiligen Hallen des Brautpaares. Auch Dienstleister wie z. B. die Stylistin oder den Floristen zur Übergabe des Brautstraußes begleiten wir zur Braut. Dabei achten wir darauf, dass eure Geheimnisse bis zum Schluss gewahrt bleiben und ihr den Zauber dieser einmaligen Momente bewusst gemeinsam mit euren Liebsten um euch genießen könnt.
That’s coordination – die Königsdisziplin der Aufgaben am Hochzeitstag
Wir empfangen und koordinieren alle Dienstleister wie z. B. Fotograf, Videograf, Trauredner, Pfarrer, Musiker für Trauung etc. Alle haben im Vorfeld bereits unseren detaillierten Ablaufplan erhalten und wir haben diesen durchgesprochen. Ein letzter Check, ob alles klar ist und eure Dienstleister werden von uns entsendet, für euch ihren besten Job zu machen. Stets ist eine von uns beiden für Rückfragen als Ansprechpartner vor Ort.
Wir nehmen Waren von Dienstleistern entgegen und versorgen sie sicher bis zu ihrem Einsatz. So werfen wir z. B. einen kritischen Blick auf die Hochzeitstorte – entspricht sie genau dem, was ihr vereinbart habt? Oder wir prüfen, ob die aufgebaute Fotobox funktioniert und auch alle vereinbarten Accessoires dabei sind.
Willkommen an board
Wir empfangen eure Übernachtungsgäste, die bereits während der Aufbauphase in der Location eintreffen. Wir begleiten Sie und beantworten Fragen.
Auch eine der Aufgaben am Hochzeitstag ist es für uns, Überraschungen, die wir oft bereits im Vorfeld mit euren Gästen abgestimmt und organisiert haben, zu übernehmen und weiter zu organisieren. So nehmen wir z. B. Ballongas und Ballone an und verstauen es an einem Ort, an dem die Überraschung sichergestellt ist. So können sich eure Gäste ganz ums Ankommen und Vorbereiten auf euren großen Tag kümmern.
Platzeinweiser – auch eine unserer Aufgaben am Hochzeitstag
Die Trauzeremonie steht kurz bevor und wir kümmern uns darum, dass eure Gäste gut ankommen und die richtigen Plätze in der Kirche oder während der freien Trauung einnehmen. Hin und wieder koordinieren wir auch die Parkplatzvergabe.
Der Blick durch die Brille der Gastgeber
Bereits zuvor ist unser prüfendes Auge nochmals kritisch über alle Details gewandert und wir haben die letzten Korrekturen beim Aufbau der Trauzeremonie vorgenommen. Der Technik- und Ton-Check von Trauredner und Musikern hat stattgefunden und wurde von uns überprüft. Euer großer Auftritt steht kurz bevor und wir atmen einmal kurz durch, bevor wir danach zum Abschlusscheck in den Festsaal schleichen. Dort überprüfen wir jedes kleinste Detail, ob es auch wirklich so ist, wie ihr es euch gewünscht und im Vorfeld mit uns besprochen habt. Ist alles an seinem vorgesehenen Platz? Nichts vergessen? Alle Leute auf Position für den Empfang, der nach der Trauung stattfindet? Dann machen auch wir uns bereit für den nächsten Stepp…
Umbau der Trauungslocation
Egal ob ihr euch in einer Kirche trauen lasst, oder ob ihr eine Freie Trauung an eurem Wunschort feiert – die Location möchte danach wieder aufgeräumt und abgebaut werden. Eine Aufgabe, die von uns im Hintergrund organisiert und koordiniert wird. Während ihr mit euren Gästen anstoßt und euch beglückwünschen lasst, kümmern wir uns z. B. darum, dass Blumenarrangements der Trauzeremonie zu ihrem neuen Einsatzort gelangen. Bei einem Locationwechsel teilen wir uns hier auch wieder auf: eine von uns bleibt bei der Trauungslocation so lange, bis alles wieder aufgeräumt ist, die andere fährt vor zur Feierlocation. Weiterhin sind wir während der ganzen Zeit Ansprechpartner für eure Gäste und selbstverständlich, falls erforderlich auch für euch als Brautpaar.
Koordination ist bei uns das Programm
Während ihr genüsslich euer Hochzeitsmenü genießt, koordinieren wir bereits die nächsten Programmpunkte mit den beteiligten Dienstleistern wie z. B. DJ, Fotograf und Videograf. Und gegen Ende der Feier transportieren wir gerne eure Hochzeitsgeschenke an einen sicheren, zuvor mit euch vereinbarten Ort.
Ganz schön viel zu organisieren an so einem Hochzeitstag? Wer übernimmt das bei euch? Wir greifen euch gerne unter die Arme! Und wir freuen uns auf eure Nachricht!
Neugierig, was wir sonst noch so machen? Dann lest hier mehr https://www.passiamour.com/ueber-die-aufgaben-eines-hochzeitsplaners/
Herzlich,
Nicole und Kathleen
Die Fotos in diesem Beitrag stammen übrigens von http://manuelgutjahr.com
